Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte: hoe zit het ook alweer?

Alle werknemers hebben per kalenderjaar recht op vakantie en wel van ten minste viermaal hun arbeidsduur per week, wat bij een voltijds dienstverband neerkomt op 20 vakantiedagen. Deze dagen worden de wettelijke vakantiedagen genoemd en vormen het wettelijk minimum. De meeste werkgevers kennen daarbovenop nog onverplicht een aantal (meestal vier of vijf) extra vakantiedagen toe, de bovenwettelijke vakantiedagen. De meeste medewerkers hebben in totaal dus 24 of 25 vakantiedagen per jaar.

De opbouw van vakantiedagen loopt tijdens een ziekmelding gewoon door. Een re-integrerende werknemer dient volle vakantiedagen op te nemen, ook als hij maar twee uur per dag re-integratieverplichtingen bij diens werkgever verricht. Toch blijkt in de praktijk dat werknemers tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid geen vakantiedagen opnemen en na een periode van arbeidsongeschiktheid een stuwmeer aan vakantiedagen overhouden. Wat kun je als werkgever doen om dat ten minste iets terug te brengen?

Contractueel overeenkomen dat geen sprake is van opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid. Als een medewerker in principe 25 vakantiedagen per jaar heeft, scheelt dat bij twee jaar arbeidsongeschiktheid toch de opbouw van in totaal tien bovenwettelijke dagen.
Vastleggen dat ziektedagen tijdens vakantie worden aangemerkt als bovenwettelijke vakantiedagen. Omdat de medewerker met vakantie is en de vakantiedagen in principe al van het verlofsaldo zijn afgetrokken, geldt dat je – als werknemer nog bovenwettelijke dagen heeft – deze in ieder geval niet als ziektedagen hoeft te registreren en op die grond aan het verlofsaldo zou moeten toevoegen.
Voor het geval dat de medewerker geen bovenwettelijke vakantiedagen meer heeft, is te adviseren met de medewerker overeen te komen dat hij of zij diens arbeidsongeschiktheid tijdens de vakantie moet aantonen, bijvoorbeeld door overlegging van een verklaring van een ter plaatse fungerende arts.
Als een zieke werknemer zonder enige re-integratiemogelijkheden je vraagt of hij of zij met vakantie mag, zorg dan dat diegene voorafgaand aan diens vakantie expliciet met intrekking van dat aantal vakantiedagen van het verlofsaldo instemt. Zonder die instemming mogen de dagen niet van het verlofsaldo worden ingehouden. Dit geldt ook als een werknemer voorafgaand aan zijn of haar ziekte mededeelt dat hij of zij bijvoorbeeld vanaf 23 juli 2024 vijf weken met vakantie gaat en onverhoopt op 1 juli 2024 volledig arbeidsongeschikt raakt. Als hij of zij dan vraagt of hij of zij alsnog met vakantie mag gaan en je daarmee instemt zonder expliciet te vragen of de dagen van het verlofsaldo mogen worden ingehouden, geldt dat hij of zij daarna uitbetaling ervan kan verlangen. Wees hier dus scherp op. Achteraf ga je de toestemming natuurlijk niet meer krijgen.
Een duidelijk ziekteprotocol waarin ten minste is opgenomen dat:
- - a.) medewerkers tijdens ziekte tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar moet zijn;
  - b.) een spoedvisite van de bedrijfsarts moeten dulden;
  - c.) het moeten vermelden als zij de deur door ziekte niet kunnen opendoen en/of de deurbel het niet doet; en
  - d.) dat zij in geval van het opnemen van vakantie tijdens ziekte zowel toestemming van de bedrijfsarts als van werkgever nodig hebben.
Het op sociale media nagaan of een zieke werknemer met vakantie is en na een het zien van een vakantiefoto direct tot ontslag op staande voet overgaan, kan je echter duur komen te staan als je niet zeker weet of de medewerker daadwerkelijk op dat moment met vakantie is. Een ontslag op staande voet van een zieke werknemer die een tiktokvideo van een vakantie plaatste, hield geen stand.

Deze maatregelen brengt het stuwmeer naar alle waarschijnlijkheid helaas niet volledig terug, maar helpt mogelijk wel voor een deel. Daarbij geldt in het algemeen dat vakantiedagen, door al dan niet verplichte loonsverhogingen, vaak met het jaar duurder worden. Om die reden is het te adviseren de mogelijkheid met je werknemers overeen te komen dat je bovenwettelijke vakantiedagen tussentijds afrekent, zodat je voorkomt dat je aan het einde van het dienstverband duurder uit bent.

Als je vragen hebt over dit artikel of anderszins met een arbeidsrechtelijke vraag zit, neem dan contact op met Babs Dubois of Hannah Brenninkmeijer via 020-820 44 67 of via Dubois@loyr.nl of Brenninkmeijer@loyr.nl