Hoe voorkom je als bestuurder dat je aansprakelijk wordt gesteld?

Vaak maken bestuurders van een besloten vennootschap of een naamloze vennootschap zich zorgen omdat zij denken dat zij mogelijkerwijs door een derde in privé aansprakelijk worden gesteld. Soms is dat terecht maar vaak ook niet. In dit artikel worden enkele tips gegeven wat bestuurders moeten doen om zoveel als mogelijk bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen.

Het succesvol aansprakelijk stellen van een bestuurder is vaak lastig

Bestuurders kunnen enigszins gerust zijn. Vorderingen op bestuurders in persoon stranden in de praktijk vaak. Dit komt omdat voor bestuurdersaansprakelijkheid een verhoogde norm geldt. Deze verhoogde norm komt in principe erop neer dat een bestuurder pas in persoon aansprakelijk is indien hij niet ‘verwijtbaar’ maar ‘ernstig verwijtbaar’ heeft gehandeld. Wat onder ‘ernstig verwijtbaar’ handelen wordt verstaan is moeilijk te beantwoorden. Dit hangt sterk af van de concrete omstandigheden van het geval. Er moet in ieder geval meer aan de hand zijn dan schade als gevolg van bijvoorbeeld een verkeerde inschatting door een bestuurder of als gevolg van snel handelen. Bestuurders ondervinden echter veel hinder en problemen indien zij te maken krijgen met een bestuurdersaansprakelijkheidsclaim. Niet zelden worden bestuurders eerst geconfronteerd met beslagen op diverse vermogensbestanddelen jegens hen (zoals bankrekening, woonhuis etc.) gevolgd door omvangrijke juridische procedures. Deze tijdrovende, kostbare en energieslurpende procedures kunnen beter worden vermeden. In het kader van “voorkomen is beter dan genezen” worden hierna een aantal tips gegeven hoe een bestuurder zoveel als mogelijk kan voorkomen dat hij in persoon aansprakelijk wordt gesteld.

Enkele tips voor het voorkomen van bestuurdersaansprakelijkheid

1) Lees de statuten eens een keer door

In de praktijk handelt het bestuur regelmatig in strijd met de bepalingen in de statuten. Dit komt omdat de statuten ooit eens een keer zijn opgesteld en vrijwel direct daarna in een la verdwijnen om dat daar zelden tot nooit uitgehaald te worden. Bestuurders ontwikkelen vervolgens gaandeweg een eigen werkwijze zonder dat zij weten wat de statuten hierover voorschrijven. Ondanks dat dit veelal de dagelijkse praktijk is, is dit niet zonder gevaar. De rechter heeft namelijk met zoveel woorden bepaald dat het bestuur in beginsel aansprakelijk is indien het handelt in strijd met de statutaire bepalingen die de rechtspersoon beogen te beschermen. Het is dus verstandig om de statuten van de vennootschap toch eens uit de la te pakken, ze door te nemen en vervolgens ernaar te handelen.

2) Maak in de statuten een taakverdeling tussen bestuurders

In de wet geldt het uitgangspunt dat het gehele bestuur in beginsel als collectief verantwoordelijk is voor alle bestuurstaken. Op basis van dit uitgangspunt kunnen alle bestuurders worden aangesproken voor een fout van slechts één bestuurder. Bestuursleden kunnen dus aansprakelijk worden gesteld terwijl zijzelf de fout niet hebben begaan. Hierop bestaat een uitzondering. Indien in de statuten de bestuurstaak wordt toebedeeld aan één bestuurder dan zijn de andere bestuursleden daarvoor niet verantwoordelijk. In het geval het betreffende bestuurslid een fout begaat op het gebied van een taak die specifiek aan hem is toebedeeld dan zijn dus de overige bestuursleden daarvoor in beginsel niet aansprakelijk. Via deze weg kunnen individuele bestuurders onder de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur uitkomen

3) Wees geïnformeerd over de financiële stand van zaken en het algemeen beleid

De financiële stand van zaken en het algemene beleid worden van groot belang geacht waardoor – als uitzondering op punt 2. – het bestuur als collectief hiervoor te allen tijde verantwoordelijk is. Zodoende zal het voor de aansprakelijkheid van de overige bestuurders niet uitmaken indien bijvoorbeeld het financiële beleid bij statuten is toebedeeld aan de financieel directeur. Het is dan ook voor alle bestuursleden raadzaam om over het algemeen beleid en de financiën goed geïnformeerd te zijn. Met betrekking tot het financiële beleid gaat het vaak mis bij bestuurders die niet goed financieel onderlegd zijn en dit overlaten en toevertrouwen aan hun collega-bestuurder met een financiële achtergrond. Indien een bestuurder financieel onvoldoende onderlegd is, is het raadzaam om zich te laten bijstaan door een externe deskundige (bijvoorbeeld een boekhouder of accountant). De deskundige kan dan beoordelen of de collega-bestuurder een goed financieel beleid heeft gevoerd of niet. Indien niet, kan er nog worden ingegrepen.

4) Dechargeer jezelf als bestuurder

Het bestuur kan zichzelf in een aandeelhoudersvergadering laten dechargeren voor bijvoorbeeld het financiële beleid. De aandeelhouders dienen hiermee dan wel in te stemmen. Zodra een bestuurder eenmaal is gedechargeerd voor het financiële beleid dan kan hij hiervoor door de vennootschap in principe niet meer achteraf aansprakelijk worden gehouden. Dit kan voor een bestuurder zinvol zijn als er in de toekomst een bestuurswissel plaatsvindt of dat de meerderheid van de aandelen in de vennootschap worden verkocht waardoor een andere aandeelhouder in de vennootschap het voor het zeggen krijgt. Een bestuurder kan echter niet gedechargeerd worden voor informatie die niet op de algemene vergadering van aandeelhouders bekend is gemaakt. Verder kan een bestuurder niet gedechargeerd worden voor gegevens die niet uit de jaarrekening blijken. Het is dus belangrijk dat bestuurders onderwerpen expliciet op de aandeelhouders- vergadering aan de orde stellen waarvoor zij gedechargeerd willen worden. Decharge geldt overigens alleen voor zogenaamde interne aansprakelijkheid. Het bestuur kan door derden aansprakelijk worden gehouden ondanks decharge.

5) Deponeer de jaarrekening tijdig

Een vennootschap dient binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Doet een vennootschap dat niet dan is de publicatieplicht geschonden. In geval van het schenden van de publicatieplicht staat het onbehoorlijk bestuur onweerlegbaar vast en wordt weerlegbaar vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is indien de vennootschap failleert. Het bestuur kan tegen het onbehoorlijk bestuur geen verweer meer voeren. Het bestuur kan slechts het rechtsvermoeden, dat het schenden van de publicatieplicht een belangrijke oorzaak is van het faillissement, weerleggen door aan te tonen dat andere belangrijke oorzaken hieraan ten grondslag liggen. Dit kunnen van buiten komende oorzaken zijn. Het spreekt voor zich dat het bestuur niet in deze lastige bewijspositie terecht wil komen. Zodoende is het van groot belang dat een vennootschap ieder jaar haar jaarrekening tijdig deponeert.

6) Meld betalingsonmacht tijdig indien de vennootschap de belastingaanslagen niet kan betalen

Indien de vennootschap niet in staat is om belastingen of sociale premies af te dragen, dient het bestuur tijdig betalingsonmacht te melden. In het geval dat het bestuur bijvoorbeeld niet heeft voldaan aan het op tijd melden van betalingsonmacht bij de Belastingdienst, geldt een wettelijk vermoeden dat het niet betalen van belastingschulden aan de bestuurder is te wijten. Het bestuur dient dit vermoeden te weerleggen wil het aansprakelijkheid voor de onbetaalde belastingschulden voorkomen. In de praktijk is het weerleggen van bewijsvermoeden vaak lastig. Betalingsonmacht is op tijd gemeld indien het bestuur de betreffende instantie onverwijld hiervan op de hoogte stelt nadat gebleken is dat de vennootschap hiertoe niet in staat is.

7) Wees voorzichtig met betalingen indien je voorziet dat de vennootschap mogelijk failliet gaat

Bestuurders mogen in beginsel keuzes maken welke schuldeiser door de vennootschap eerst wordt betaald en welke later. Dit perspectief verschuift pas zodra de kans op overleven voor de vennootschap zodanig klein wordt dat een faillissement – reddingsoperatie of niet – realistisch gezien niet meer af te wenden valt. In deze bijzondere situatie zullen de belangen waarmee de bestuurder rekening dient te houden verschuiven van de vennootschap naar de gezamenlijke schuldeisers. Dit komt erop neer dat een bestuurder in die situatie geen schuldeisers zonder goede reden mag voortrekken waardoor andere schuldeisers (onnodig) worden benadeeld. Het bestuur dient met name terughoudend te zijn met betrekking tot betalingen aan het bestuur zelf of aan het bestuur gelieerde partijen. In het geval het bestuur ernstig rekening moet houden met een faillissement dan is het overigens verstandig om op tijd juridisch advies in te winnen. Zo kan het bestuur de curator in het faillissement van de vennootschap een stapje voor zijn.

8) Gebruik gezond verstand

Indien het bestuur haar gezond verstand gebruikt is er waarschijnlijk ook niets aan de hand en hoeft het bestuur mogelijke aansprakelijkheden niet te vrezen. Dit wordt anders indien het bestuur bijvoorbeeld overeenkomsten aangaat waarvan het weet dat de vennootschap die niet kan nakomen of indien het bestuur bewust vermogensbestanddelen uit de vennootschap onttrekt om te voorkomen dat dat de schuldeiser zich op de vennootschap kan verhalen. Verder moet het bestuur bijvoorbeeld niet meewerken aan dividenduitkeringen aan haar aandeelhouders indien het bestuur op dat moment weet dat na de dividenduitkering de vennootschap haar schuldeisers waarschijnlijk niet meer kan betalen. Dit zijn enkele voorbeelden waarvan een bestuurder met gezond verstand moet begrijpen dat dit leidt tot ontoelaatbare gevolgen. In feite dient elke bestuurder bij het handelen zichzelf de vraag te stellen of een redelijk denkend en redelijk handelend bestuurder in diezelfde omstandigheden hetzelfde zou hebben handelend als hijzelf. Indien deze vraag bevestigend wordt beantwoord dan hoeft de bestuurder zich in principe geen zorgen te maken. Kortom: gebruik gezond verstand!

Dit bericht is geschreven door Jasper van Mens, advocaat Ondernemingsrecht