Actie vereist: spoor je werknemers aan vakantie op te nemen

De zomervakantie komt eraan en veel medewerkers zijn in vakantiestemming en plannen hun vakanties. Voor een aantal van hen geldt mogelijk dat zij nog wettelijke vakantiedagen van het vorige jaar over hebben die per 1 juli 2024 komen te vervallen. Mag je als werkgever op het verval daarvan vertrouwen of is meer actie vereist?

De Europese rechter heeft bepaald dat voor het daadwerkelijk verval van de wettelijke vakantiedagen op 1 juli a.s., het van groot belang is dat je als werkgever je werknemers tijdig op het verval van deze vakantiedagen wijst en hen in de gelegenheid stelt deze dagen ook echt op te nemen. Sterker nog, van werkgever wordt een actieve aansporing tot het opnemen van die dagen verwacht. Omdat 1 juli a.s. niet heel veel weg meer is, is dit het moment om:

a.) al je medewerkers een korte mail te versturen met daarin de mededeling dat de door hem of haar nog niet-genoten wettelijke vakantiedagen per 1 juli a.s. komen te vervallen als zij ze niet tijdig opnemen; en

b.) de openstaande vakantiedagen van alle medewerkers in kaart te brengen (en de managers van) werknemers met een grote hoeveelheid vakantiedagen daarop te wijzen. Het is te adviseren het gesprek met deze werknemers aan te gaan of te laten aangaan. Het is van belang dat je de medewerkers in dat gesprek verzoekt hun verlofsaldo van 2023 alsnog voor 1 juli a.s. op te nemen. De inhoud van dit gesprek leg je vast. Je moet als werkgever namelijk kunnen aantonen dat je aan je zorgplicht ten aanzien van de ‘recuperatie’ van je werknemer hebt voldaan.

Het aansporen tot het opnemen van de wettelijke vakantiedagen is van groot belang, omdat het Hof van Justitie van Europa heeft geoordeeld dat niet-vervallen wettelijke vakantiedagen niet verjaren. Dat houdt in dat een werknemer tot jaren terug vergoeding van deze vakantiedagen kan vorderen (in de uitspraak van het Europese hof betrof het wettelijke vakantiedagen van meer dan 12 jaar oud!) en dat tegen het huidige loon inclusief alle emolumenten van de betreffende werknemer. Dat kan dus nog heel duur uitpakken.

Het alleen verzenden van een mailtje met het aantal openstaande vakantiedagen heeft de Europese rechter als onvoldoende bestempeld. Het is dus echt van belang dat je werknemers actief activeert hun vakantiedagen op te nemen en dit vast te leggen om die aansporing te kunnen aantonen.

Het is dus van groot belang dat nu:

• zo snel mogelijk mails worden verstuurd over de hoeveelheid van nog niet-genoten wettelijke vakantiedagen van het jaar 2023;
• in ieder geval het gesprek aan te gaan met alle medewerkers die nog (een flink aantal van) deze wettelijke vakantiedagen van 2023 heeft openstaan;
• ze te stimuleren deze dagen op te nemen; en
• dit gesprek in een mail vast te leggen en aan de betreffende medewerker te versturen.

Als een medewerker na zoveel aansporing alsnog weigert, zal dit eerder voor zijn eigen rekening komen.

Als je vragen hebt over dit artikel of anderszins met een arbeidsrechtelijke vraag zit, neem dan contact op met Babs Dubois of Hannah Brenninkmeijer via 020-820 44 67 of via Dubois@loyr.nl of Brenninkmeijer@loyr.nl