Je mag de vaste reiskostenvergoeding nog tot 1 juli a.s. verstrekken
Als je een vast bedrag aan reiskosten aan je werknemers vergoedt, moet deze op hun daadwerkelijke reiskosten zijn gebaseerd. Door de vanwege corona opgelegde maatregelen werken echter veel werknemers al geruime tijd thuis en rijden zij onvoldoende kilometers voor deze vaste vergoeding. Dit kan ertoe leiden dat de vergoeding achteraf als loon wordt aangemerkt.
Het kabinet heeft 24 maart jl. echter bepaald dat je vaste vergoedingen die je al vóór 13 maart jl. aan je werknemers had toegekend nog tot 1 juli a.s. onbelast aan je werknemers mag blijven voldoen, ook als zij (voor het merendeel) thuiswerken. Eerder was deze datum op 1 februari jl. en vervolgens op 1 april jl. gesteld en nu is deze datum dus opnieuw verplaatst.
Vóór de door corona getroffen maatregelen gold dat je de vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding van ten hoogste € 0,19 per kilometer tot ten hoogste zes weken na verandering van het reisgedrag op basis van de oude situatie mocht laten doorlopen. In het algemeen kwam het erop neer dat je de vaste reiskostenvergoeding moest stopzetten als een werknemer langdurig ziek werd.
Sinds het devies thuiswerken is, hebben sommige werkgevers de vaste reiskostenvergoeding stopgezet, waar anderen hem hebben laten doorlopen. In mei 2020 had staatssecretaris Vijlbrief bepaald dat werkgevers de vaste reiskostenvergoeding in geval van wijziging van het reispatroon van hun werknemers niet hoefden te wijzigen.
Hoewel het kabinet ervoor kan kiezen de regeling opnieuw te verlengen, adviseren wij je toch vast in kaart te brengen of het reispatroon van je werknemers blijvend is gewijzigd. Alleen als je werknemer aan de 128-dageneis per jaar voldoet, mag je de vaste reiskostenvergoeding handhaven. In alle andere gevallen lijkt een vergoeding op declaratiebasis meer op zijn plaats.
Ga in ieder geval na:
- wat het reispatroon van je werknemers is;
- wie een vaste reiskostenvergoeding ontvangt;
- wie op basis daarvan nog steeds aanspraak op een vaste reiskostenvergoeding kan maken;
- en met wie je andere afspraken moet maken.