Corona op de werkvloer – update 20 maart 2020 9.00 uur

Op dit moment hebben al 2.468 mensen positief getest op het coronavirus en helaas lijkt het – ondanks alle getroffen maatregelen – nog geen halt te zijn toegeroepen. Omdat de ontwikkelingen elkaar in een razendsnel tempo hebben opgevolgd, zetten we de – op dit moment geldende – antwoorden op vragen over corona op de werkvloer nogmaals overzichtelijk op een rij. Als mogelijk iets wijzigt door nieuwe maatregelen, stellen we je daarvan zo snel mogelijk op de hoogte.

Welke maatregelen moet je treffen?
Als werkgever heb je de wettelijke plicht zorg te dragen voor een veilige en gezonde (werk)omgeving voor je werknemers. Dat houdt in dat zij niet in aanraking mogen komen met besmette werknemers. Je dient je werknemers op de gevaren van het coronavirus op de werkvloer te wijzen en je dient ervoor te zorgen dat besmetting zoveel mogelijk wordt voorkomen door bijvoorbeeld het treffen van goede hygiënemaatregelen en het afzien van fysiek contact zoals handen schudden. Ook laat je je werknemers op gepaste afstand van elkaar en van hun klanten werken en laat je werknemers alleen op zakenreis gaan als dat echt niet anders kan, waarbij vanzelfsprekend geldt dat evenementen waarbij meer dan honderd mensen aanwezig zijn verboden zijn. Je mag de komende tijd dus geen grote bijeenkomsten organiseren of je werknemers daar naartoe sturen.

Mogen werknemers nog met zakenreis?
Zoals hierboven reeds is aangestipt geldt dat je zo veel mogelijk dient te beperken, waarbij tevens acht moet worden geslagen op de reisadviezen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Je dient een zorgvuldige afweging te maken naar aanleiding van de vraag of de reis echt nodig is en zo ja, of de reis naar een risicogebied gaat en hoeveel mensen bij de bijeenkomst aanwezig zullen zijn. Dit nu niet meer dan honderd man mogen samenkomen en bezoek hiervan dus niet van een werknemer mag worden verlangd.

Mag ik werknemer verbieden met vakantie te gaan naar een risicogebied?
Je mag je werknemer niet verbieden met vakantie te gaan naar een bestemming binnen een risicogebied. Wel kun je hem dringend verzoeken de reisadviezen van het ministerie van buitenlandse zaken te volgen en hem er in dat kader op wijzen dat de gevolgen van toch afreizen voor zijn eigen rekening en risico kunnen komen, bijvoorbeeld als hij naar een rood of oranje gebied afreist en door de lokale autoriteiten of nadien in Nederland in quarantaine wordt geplaatst.

Moet ik mijn werknemers laten thuiswerken?
De overheid adviseert iedereen zoveel mogelijk thuis te werken. Als de werkzaamheden het toelaten, is het dus verstandig je werknemers te laten thuiswerken. Daarbij ben je als werkgever verplicht een veilige en arbo-technisch goedgekeurde thuiswerkplek te creëren. In principe gelden voor een thuiswerkplek dezelfde regels als voor de werkplek op kantoor. Je moet zorgen voor een ergonomische werkplek, een goed beeldscherm en de juiste verlichting. Ook voor een thuiswerkplek geldt dat een risico-inventarisatie moet worden gedaan.

Als werknemer liever op kantoor werkt, omdat hij thuis niet zo’n werkplek heeft of omdat hij gebruik wil maken van bepaalde voorzieningen van kantoor, dan kun je dit in beginsel niet verbieden. Dit kan anders zijn als je de gezondheid van je werknemers op de werkvloer onvoldoende kunt waarborgen of als er simpelweg geen werk te verrichten is (denk aan de horeca).

Je kunt werknemers die verkoudheidsklachten vertonen (neusverkouden zijn en/of keelpijn hebben en/of hoesten en daarbij eventueel koorts hebben) wel verplichten thuis te blijven.

Als je een werknemer verzoekt thuis te werken, omdat je vreest dat hij met het coronavirus besmet is, raden wij je aan de bedrijfsarts in te schakelen. De bedrijfsarts kan een oordeel geven over de klachten van de werknemer.

Mag werknemer weigeren naar het werk te komen?
Alleen als sprake is van een reëel gevaar mogen je werknemers hun werk voor de duur van dat gevaar onderbreken, bijvoorbeeld als een collega met verkoudheidsklachten naar het werk is gekomen, als je onvoldoende voorzorgsmaatregelen hebt getroffen of als het onmogelijk is voldoende afstand te houden. Ze dienen je dan wel te vertellen dat zij hun werk op die grond onderbreken.

Dus, als geen sprake is van specifieke of concrete risico’s op besmetting op de werkvloer en jij de nodige voorzorgsmaatregelen hebt getroffen en je conform de adviezen van het RIVM handelt, hebben je werknemers geen reden om thuis te blijven. In dat geval dienen ze gewoon naar hun werk te komen. Als ze niet komen, hebben ze in beginsel geen recht op loon. De ongegronde angst het virus op te lopen is een reden die voor rekening en risico van werknemer komt.

Als je werknemer echt niet wil komen werken, kun je met hem afspreken dat hij vakantieverlof opneemt. Met een verzoek daartoe moet je instemmen, tenzij gewichtige bedrijfsbelangen zich hiertegen verzetten.

Mag je van werknemer verwachten dat hij andere werkzaamheden verricht?
Als je een redelijk voorstel aan werknemer doet waarop hij in redelijkheid dient in te gaan, mag je dat verwachten. Concreet betekent dat dat je werknemer in staat moet zijn de werkzaamheden te verrichten en dat hij geen reëel gevaar loopt, noch voor het oplopen voor het coronavirus noch op een andere wijze. Als dat wel het geval is, mag hij de werkzaamheden naar alle waarschijnlijkheid met recht weigeren. Het is dus van belang:
1.) voldoende voorzorgs- en veiligheidsmaatregelen te treffen en je werknemer daarover voor te lichten om daarmee het reële gevaar voor hem af te wenden en
2.) je werknemer cursussen te laten volgen om hem in staat te stellen de werkzaamheden te verrichten en zichzelf te beschermen. 

Moet je je werknemer die in verband met klachten thuisblijft loon betalen?
Als je werknemer milde klachten als neusverkoudheid, hoesten of keelpijn heeft, moet hij thuis blijven. Deze verplichting geldt ook als hij wel in staat is werkzaamheden te verrichten. In dat geval moet je het loon blijven betalen en kan werknemer niet worden verplicht vakantiedagen op te nemen. Wel kun je werknemer verzoeken zoveel mogelijk werkzaamheden vanuit huis op te pakken.

Moet je werknemers betalen als je geen werk beschikbaar hebt?
Ook als je onvoldoende werk hebt, moet je je werknemers in beginsel hun loon betalen. Wel kun je onder omstandigheden wel een beroep doen op de nieuwe Tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW).

Wanneer kan ik een beroep doen op de Tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW)
Als je omzetverlies verwacht (minimaal 20%), kun je voor een periode van drie maanden een tegemoetkoming in de loonkosten bij het UWV aanvragen. Deze periode kan éénmalig worden verlengd met nog een periode van drie maanden. In de regeling kan (vooraf) worden bepaald dat aan de verlenging van de tegemoetkoming nadere voorwaarden zullen worden gesteld. Het UWV zal je direct een voorschot verstrekken van 80% van de gevraagde tegemoetkoming. Hiervan kun je je medewerkers betalen onder de voorwaarde dat je ze in de subsidieperiode niet om bedrijfseconomische redenen ontslaat.

De hoogte van de tegemoetkoming in de loonkosten is, afhankelijk van de terugval in omzet, maximaal 90% van de totale loonsom van je onderneming. Hieronder enkele voorbeelden van hoe de relatie tussen omzetdaling en hoogte van de tegemoetkoming voor je uitwerkt:
• als 100% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 90% van je loonsom;
• als 50% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 45% van je loonsom;
• als 25% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 22,5% van je loonsom.

Deze Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW) wordt zo spoedig mogelijk opengesteld en is de vervanger van de huidige wtv-regeling waarvoor je per direct geen nieuwe aanvragen meer bij SZW kunt indienen. Als je al een aanvraag daarvoor had gedaan, maar die nog niet was afgehandeld, zal deze conform de nieuwe regeling worden afgehandeld. Daartoe zal het UWV naar alle waarschijnlijkheid aanvullende informatie bij je opvragen. Je kunt de tegemoetkoming aanvragen voor de omzetdaling van je onderneming sinds 1 maart jl.

Op grond van de regeling betaal je het volledig loon aan de betrokken werknemers door, waarbij je tegemoet zult worden gekomen in de loonkosten van vaste werknemers en van werknemers met een flexibel contract voor zover zij gedurende de aanvraagperiode in dienst blijven. Werkgevers kunnen dus ook werknemers met flexibele contracten met behulp van de tegemoetkoming in de loonkosten in dienst houden. Het UWV zal op basis van de aanvraag een voorschot van de tegemoetkoming (in elk geval 80% van het bedrag) verstrekken. Achteraf zal het UWV vaststellen wat het daadwerkelijk verlies van omzet is geweest. Voor aanvragen van grote bedragen is een accountantsverklaring vereist. Bij de definitieve vaststelling van de tegemoetkoming vindt correctie plaats als sprake was van een daling van de loonsom. Op basis van de te verstrekken gegevens zal het UWV achteraf vaststellen of het voorschot te ruim of te beperkt was en zal het de definitieve tegemoetkoming vaststellen. Daarbij zal het UWV je wellicht moeten nabetalen, maar kan het ook te veel voorgeschoten bedragen terugvorderen.

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het UWV werken op dit moment samen aan een uitvoerbare regeling. Zodra bekend is vanaf welke datum je een aanvraag bij het UWV kunt indienen, zal de overheid hieraan onmiddellijk brede bekendheid gegeven. Wij zullen jou hiervan vanzelfsprekend op de hoogte houden.

Kun je werknemers verplichten met vakantie te gaan?
Dit is niet mogelijk. Je werknemers behouden in beginsel recht op loon.

Kan werknemer een reeds opgenomen vakantie weer intrekken?
In de rechtspraak is dit nog niet eerder voorgekomen. Meestal is het een werkgever die werknemer op het laatste moment toch nodig heeft op de werkvloer en om die reden een reeds toegekende vakantie ongedaan wil maken. Maar wat geldt dan als werknemer een reeds aan hem toegekende vakantie wil opnemen? Dan val je terug op de algemene beginselen van goed werkgever/goed werknemerschap en hangt het van de omstandigheden van het geval en de specifieke situatie van partijen af wat te gelden heeft. Daarbij zal een belangenafwegingen dienen plaats te vinden, waarbij jouw belangen erin gelegen kunnen zijn dat je geen werk voorhanden hebt. 

Als je je werknemer coulance halve een aantal dagen teruggeeft, vergeet dan niet vast te leggen dat hij wel in de gelegenheid is gesteld vakantie op te nemen, zodat de vakantiedagen in ieder geval wel komen te vervallen na de vervaltermijn. Waarschuw werknemers bovendien dat zij niet allemaal tegelijkertijd met vakantie kunnen, zodra het virus weer overwonnen is.

Als je werknemer op grond van het coronavirus afwezig is, wanneer dien je dan diens loon te betalen?
De vraag of je loon moet betalen speelt in verschillende situaties een rol, bijvoorbeeld als je werknemer door het hebben van het virus, door getroffen quarantainemaatregelen of andere reisbeperkingen of door zorgverlof voor een naaste met corona afwezig is.

Werknemer heeft het coronavirus
Als een werknemer het coronavirus heeft, gelden de gebruikelijke regels bij ziekte. Op grond van de wet heeft hij dan recht op minimaal 70% van het loon met een minimum ter hoogte van het minimumloon. Bij cao of door afspraken in de arbeidsovereenkomst wordt hiervan vaak afgeweken.

Werknemer kan niet terugkomen van vakantiebestemming
Als een werknemer niet kan terugkeren van diens vakantiebestemming, bijvoorbeeld omdat hij door het coronavirus vastzit op een cruiseschip of in diens hotel, zal je – ondanks dat hij dan zelf (nog) niet ziek is – wel 100% van het loon moeten betalen. Dit is één van de situaties waarbij de betaling van het loon volledig voor rekening en risico van de werkgever komt.

Werknemer moet kinderen opvangen door sluiting scholen en kdv’s of moet voor ziek familielid zorgen
Ook kan sprake zijn van calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof, bijvoorbeeld als een werknemer zijn kinderen moet opvangen omdat de school vanwege het coronavirus gesloten is of vanwege de zorg van besmette familieleden. Kortdurend zorgverlof kan een werknemer opnemen bij noodzakelijke verzorging in verband van bijvoorbeeld een kind of echtgenoot. Voor het kortdurend zorgverlof geldt dat een werknemer per jaar maximaal tweemaal het aantal uur dat hij per week werkt mag opnemen. Als een werknemer veertig uur per week werkt, mag hij dus (2*40=) tachtig uur (twee weken) kortdurend zorgverlof opnemen.

Tijdens dit kortdurend zorgverlof bouwt een werknemer gewoon vakantiedagen op. Je mag het verlof niet hiervan aftrekken .
Gedurende de duur van het kortdurend zorgverlof heeft een werknemer recht op 70% van het loon met een minimum ter hoogte van het minimumloon.

De regeling met betrekking tot het calamiteitenverlof geldt wanneer een werknemer zijn werk niet kan verrichten wegens onvoorziene omstandigheden. Gedurende de duur van het calamiteitenverlof heeft een werknemer in beginsel recht op doorbetaling van het loon. Hiervan kan bij cao worden afgeweken.

Mag ik werknemers preventief laten testen?
Je mag niet van jouw werknemers vragen zich preventief te laten testen. Ook mag je jouw werknemers niet verplichten hun temperatuur op te nemen.

Gelden de privacyregels nu nog?
Ook bij het coronavirus gelden de gebruikelijke regels met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van werknemers. Dit brengt een dilemma met zich: hoe verhoudt de privacy van een zieke werknemer zich met de zorgplicht van een werkgever voor zijn andere werknemers? Als werkgever wil je met de verspreiding van het besmettelijke coronavirus aan een werknemer die zich ziekmeldt vragen wat de medische reden is voor de ziekmelding, om nadere maatregelen te kunnen nemen. Als werkgever mag je echter maar beperkt informatie vragen aan een werknemer betreffende de reden van arbeidsongeschiktheid. Je mag het werknemers wel vragen of zij gezondheidsklachten hebben, maar de werknemers mogen weigeren om hierop een antwoord te geven.

Als werknemer uit zichzelf vertelt dat hij besmet is met het coronavirus, mag je dit vervolgens niet opnemen in een personeelsdossier. Gezondheidsgegevens zijn immers bijzondere persoonsgegevens en daarvoor gelden strenge eisen. Wij raden je aan direct de bedrijfsarts in te schakelen en de werknemer te wijzen op de adviezen van de GGD en/of telefonisch contact op te laten nemen met de huisarts.