Ga nu vast aan de slag met de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders!

Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders (die de Wet Huis klokkenluiders heeft vervangen) in werking getreden. Voor middelgrote bedrijven (vijftig of meer werknemers) is de tijd aangebroken dat zij met de implementatie van deze wet aan de slag gaan, omdat zij hun zaken uiterlijk op 17 december 2023 op orde moeten hebben. Wat wijzigt precies en wat wordt van jou als middelgroot bedrijf verwacht?

Doel van de wet

Het doel van de wet is medewerkers te beschermen die een misstand of vermoeden daarvan willen melden. In de wet wordt gesproken van werknemers, maar deze wet ziet op iedereen die zich in een ondergeschikte rol ten opzichte van de onderneming bevindt en een vergoeding voor de uitvoering van werkzaamheden ontvangt. De wet geldt dus ook voor uitzendkrachten en voor vrijwilligers of stagiaires die een vergoeding voor hun bijdrage ontvangen. Deze werkers tellen allemaal mee als werknemers in de zin van deze wet en dus óók om te bepalen of je 50 of meer werknemers in dienst hebt. Dus met veertig werknemers, acht uitzendkrachten en twee stagiaires die een kleine vergoeding ontvangen, voldoe je al aan de norm.

De definitie van misstanden is uitgebreid

Op grond van de vorige wet kon een werknemer alleen een melding doen van een (mogelijke) misstand van maatschappelijk belang, maar door inwerkingtreding van deze wet kan dat ook van een (mogelijke) schending van het Unierecht. Denk bij schending van het Unierecht bijvoorbeeld aan regels over financiële producten, consumentenbescherming, witwasbestrijding, privacy, gezondheid en milieu.

Van een (mogelijke) misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, is in de volgende gevallen sprake:

overtreding van de wet;
gevaar voor de volksgezondheid;
gevaar voor de veiligheid van personen;
gevaar voor de aantasting van het milieu;
gevaar voor het goed functioneren van de organisatie door onbehoorlijk handelen of nalaten.

Wijziging van interne procedures

Vóór 17 december aanstaande moet je er dus voor zorgen dat de binnen jouw onderneming geldende interne procedures voor meldingen van misstanden zijn aangepast. In dat kader is van belang dat de ondernemingsraad (of bij gebreke daarvan een andere vorm van personeelsvertegenwoordiging) ook met deze nieuwe procedures moet instemmen of – als de interne meldprocedure onderdeel van de cao is – de cao-partijen. Het is dus aan te bevelen zo snel mogelijk na lezing van dit artikel met de aanpassing van je interne meldprocedures aan de slag te gaan.

Hoe de interne procedures te wijzigen?

De procedures moeten zo worden gewijzigd dat voor je medewerkers duidelijk is dat vanaf nu dus ook een schending van Unierecht kan worden gemeld. Ook moet de procedure zo zijn ingericht dat meldingen zowel schriftelijk als mondeling kunnen worden gedaan. Daarbovenop geldt dat melders een misstand ook direct extern mogen melden en een misstand dus niet eerst intern hoeven te melden en dat je dat ook kenbaar moet maken. Tot slot geldt dat je de identiteit van de melder zonder diens toestemming niet mag prijsgeven. Dit geldt tenzij je daarmee aan een wettelijke plicht voldoet. Het is van belang dat je deze plicht tot geheimhouding ook aan je medewerkers oplegt.

Termijnen

Je moet al binnen zeven dagen aan de melder bevestigen dat je de melding hebt ontvangen. Ook moet je binnen drie maanden aan de melder mededelen welke vervolgstappen je naar aanleiding van de melding neemt of zult nemen.

Mededelingsplicht

Ook is van belang dat je alle medewerkers schriftelijk of elektronisch moet informeren over:

de intern geldende meldprocedure;
de manier waarop meldingen van misstanden buiten je onderneming kunnen worden gedaan;
de rechtsbescherming van melders.

Meldingen juist registreren

Je moet alle meldingen op de juiste manier registreren, dat wil zeggen dat je ze in een daartoe ingericht register moet vastleggen. Meldingen die telefonisch of in een gesprek zijn gedaan, registreer je door óf opname van het gesprek die je op een veilige manier opslaat op een wijze dat het gesprek terug te luisteren is óf door vastlegging ervan in een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave. Daarbij zorg je ervoor dat de identiteit van de melder geheim blijft.

Kantonrechter om procedure verzoeken

Elke belanghebbende kan de kantonrechter verzoeken te bepalen dat jij als werkgever binnen een bepaalde termijn een procedure vaststelt. De toezichthouder voor naleving van deze wet, het Huis van de klokkenluiders, kan werkgevers die zich niet aan de wet houden sanctioneren, bijvoorbeeld door oplegging van een bestuurlijke boete.

Benadelingsverbod

Zowel tijdens en na de behandeling van een melding van een misstand (vanzelfsprekend wel op redelijke gronden) als tijdens en na de openbaarmaking ervan, mag je de melder ervan niet benadelen. Daarbij is van belang dat de melder op goede grond moet kunnen aannemen dat de door hem gedeelde informatie juist is. Bij benadeling valt te denken aan ontslag, demotie, overplaatsing of een negatieve beoordeling of dreiging met deze maatregelen. Deze bescherming van melders geldt ook als een medewerker een misstand bij een bevoegde autoriteit heeft gemeld en ook als hij van oordeel is dat het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen. De bescherming geldt niet alleen voor de melder zelf, maar breidt zich ook uit tot personen in de omgeving van de melder, zoals partners, familie of direct collega’s.

Omkering van de bewijslast

Door inwerkingtreding van de wet geldt een omkering van de bewijslast. De benadeling van de melder wordt vermoed het gevolg van de melding of van de openbaarmaking daarvan te zijn. Elk beding dat het maken van een melding beperkt, is nietig. Het is dus aan jou als werkgever aan te tonen dat de benadeling van de werknemer, bijvoorbeeld diens negatieve beoordeling, níet met diens melding samenhangt, bijvoorbeeld door aan te tonen dat je op het moment van de negatieve beoordeling nog helemaal niet van de melding op de hoogte kon zijn.

Checklist interne meldprocedure

Op de website van het Ministerie van Binnenlandse zaken vind je een checklist interne meldprocedure terug. De link voor deze checklist vind je hier.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel vragen hebben over de implementatie van de nieuwe wet in jouw organisatie of als je andere vragen hebt, dan kun je vrijblijvend contact opnemen met het arbeidsrechtteam van LOYR via dubois@loyr.nl of brenninkmeijer@loyr.nl.